¿Cómo lograr que una reunión de trabajo tenga éxito?

Para algunos empleados las reuniones de trabajo les puede parecer una pérdida de tiempo; un espacio donde constantemente se repite lo mismo y no se llegan a soluciones concretas sobre algún tema en específico.

¿Te has preguntado por qué se repiten tantas veces las reuniones en tu trabajo sin tener resultado alguno? Generalmente cuando las reuniones de trabajo no dan los resultados que se esperan, los motivos casi siempre tienen sus raíces en el mismo problema: la falta de planificación, algo muy común y que hay que atacar de inmediato, antes que se vuelva un problema mayor.

Definir los objetivos

Cuando se va organizar una reunión para hablar de un determinado tema, el siguiente paso tendría que ser  definir el objetivo principal de la reunión y planificar que asuntos se van a tratar según el tiempo del que se disponga.

Convocar a los involucrados

Es importante tener en cuenta que cuando se trata de reuniones de trabajo, hay que convocar únicamente a aquellas personas que se necesitan para alcanzar los objetivos que se han propuesto. Por ejemplo, si se van a realizar cambios en el área de marketing, lo correcto sería no invitar al director de recursos humanos.

Tener dispuesto los recursos que se vayan a usar

Después de las presentaciones y antes de dar inicio a la reunión propiamente dicha, se entregarán todos los documentos que se consideran necesarios. Y a continuación se indicarán los temas que se van a tratar y en qué orden hablarán los participantes.

Escuchar y tomar nota

Para asegurar la fluidez de la reunión, es importante tomar nota y escuchar con detalle todo lo que se dice. Absolutamente todo. De esta manera las intervenciones serán concretas y provechosas para el tiempo con el que se disponga.

Si surge algún problema, y hay puntos de vista diferentes, es bueno recordar que quien organiza debe actuar como moderador.