Cómo Organizar un Evento

Organizar un evento puede parecer una tarea increíblemente abrumadora. Y sin organización, puede serlo. Es sabido que no importa si se trata de una boda, una conferencia, una fiesta o una conmemoración. Todo evento que no ha sido planeado correctamente está destinado a ser un desastre, al menos para los organizadores.

Por eso queremos dar algunos consejos para que cualquier evento que organices sea un éxito.

Define el propósito del evento.

Elige una frase clave que defina el evento. Tener una oración o dos en la cabeza te ayudará a conducir el evento en la dirección correcta. Piensa en ello como tu declaración de misión. Cuando sabes exactamente lo que quieres hacer, ¡es mucho más fácil hacerlo!

Fijar metas es importante. ¿Qué es exactamente lo que quieres lograr? No nos referimos a cuánta gente quieres que aparezca, ni cuánta comida habrá. ¿Qué efecto positivo quieres que salga de este evento?

Reúne voluntarios y arma un buen equipo de trabajo

Los buenos miembros del equipo con diferentes habilidades son una prioridad. Pueden ayudar con todo, desde la preparación de horarios y presupuestos, hasta hacer invitaciones y carteles. También para dar la bienvenida a los huéspedes y hacer el trabajo de limpieza después de que termine el evento.

Prepara un presupuesto

Todos los gastos posibles, ingresos, patrocinadores y gastos contingentes deben ser incluidos. Si no tienes presupuesto, terminarás con un montón de recibos, un bolsillo vacío, y no tendrás ni idea de cómo ocurrió todo eso. Sé realista desde el primer día.

Decidir sobre el tiempo y el lugar es lo más importante cuando se trata de un evento. ¿A qué hora y qué lugar harán que la gente diga, “¡Sí, iré a eso!”? Es preferible elegir un momento en que todo el mundo esté libre y conviene elegir un lugar con una ubicación conveniente.

Piensa en la logística

Logística para todo. ¿Cómo será el aparcamiento? ¿Exite accesibilidad para las personas con discapacidades? ¿Qué puedes hacer con el tamaño de tu espacio? ¿Qué equipo necesitará tu evento? ¿Cuáles artículos adicionales (agua potable para los asistentes, insignias, folletos) se necesitan que serán gastos adicionales? ¿Cuántas personas son necesarias para realmente hacer que funcione sin problemas?

Piensa en marketing y publicidad

Prepara un cartel o una imagen que puedas publicar tanto en físico como en medios digitales. Debe incluir la fecha, la hora, el lugar, el invitado principal, el nombre del evento y un tema o etiqueta para el evento. Esto asegurará que la gente se entere con bastante tiempo de antelación.